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DESENVOLVIMENTO HUMANO

Como aumentar sua produtividade com uma única e simples ação

Considerando que o tempo é o recurso mais escasso que existe, o único que não dá pra comprar por dinheiro nenhum do mundo, aumentar a produtividade é o único caminho possível para balancear nossas obrigações com os nossos interesses pessoais.

Atuo como headhunter há mais de 10 anos, lido com centenas de e-mails de candidatos e outros tantos e-mails de clientes todos os dias, além de reuniões, ligações e diversas outras informações sobre os projetos sob minha responsabilidade.

Também sou marido e pai, daqueles que gosta de participar da vida em família, levar o filho na escola e na natação e acompanhar minha esposa nos (diversos) eventos sociais que ela sempre tem pela frente.

Ainda assim, encontro tempo para estudar coisas novas e alimentar minha criatividade e curiosidade, bem como para meus hobbies.

E como é que eu consigo fazer tudo isso?

A melhor forma que eu encontrei para aumentar minha produtividade foi: se não der para resolver imediatamente em poucos minutos, guarde a informação para acesso futuro.

Eu divido tudo em 3 grupos: compromissos, tarefas e outros interesses.

Os compromissos são aquelas responsabilidades que envolvem outras pessoas, seja no âmbito profissional ou pessoal, tal como as reuniões de trabalho, feiras e eventos, happy hour com os amigos, jantares em família, aniversários, etc.

Todos esses eu anoto imediatamente na minha agenda, seja no computador ou no smartphone. Se você me perguntar o que eu farei no dia X do mes Y do ano Z, basta eu olhar no celular para ter a resposta.

Atualmente uso o Calendário do Office, que é sincronizado com minha agenda do trabalho (e marco como “Privados” os eventos que o time da empresa não precisa saber do que se trata). Também já utilizei o Google Agenda, que funciona igualmente bem.

Uma dica de ouro para quem precisa agendar compromissos com clientes e sempre tem dificuldade para conciliar as agendas, é utilizar uma agenda digital, que pode ser sincronizada com o seu calendário e personalizada de acordo com os seus horários disponíveis. Daí você compartilha com o seu cliente o link da sua agenda e ele consegue escolher um horário para falar com você levando em conta a disponibilidade mútua. Para isso, eu utilizo o Calendly. Há outras alternativas específicas de acordo com o tipo de negócio, você pode checar clicando neste link.

As tarefas são aquelas atividade que voçê quer ou precisa fazer, tais como levar o carro para a revisão, comprar as passagem da próxima viagem e reservar os hotéis, comprar o presente de aniversário do filho que faz aniversário no próximo sábado, e assim por diante.

Para essas, o ideal é criar uma lista de afazeres, incluindo prazos de conclusão. As ferramentas de mercado mais conhecidas são o Todoist e o Microsof To Do.

Por fim, em relação aos outros interesses, eu vou organizando de acordo com a sua natureza. Exemplos:

  1. Quando alguém em uma conversa cita um excelente restaurante, eu pesquiso imediatamente no Google Maps e salvo como um favorito em uma lista que eu criei chamada Restaurantes. Assim, quando estou em uma determinada região, fica fácil ver os restaurantes que estão mais próximos para escolher algum.
  2. Idem para sugestões de lugares para visitar, que eu sempre salvo na lista Quero Conhecer que eu criei também no Google Maps.
  3. Se a sugestão for de um filme, eu procuro no Netflix ou no Amazon Prime Video e adiciono à minha lista. No Youtube eu adiciono na lista “assistir depois”. Uma outra possibilidade é criar um grupo no Whatsapp ou Telegram chamado “Filmes para Assistir” e salvar o nome lá.
  4. Essa ideia da lista do whatsapp/telegram funciona igualmente bem para dicas de livros, discos, etc.
  5. Em casa, eu e minha esposa temos uma lista no whatsapp para as compras. Sempre que um produto acaba, quem viu que acabou manda uma mensagem no grupo, daí fica fácil de controlar as necessidades de compras e não esquecer nada.

Ou seja, toda e qualquer informação relevante eu guardo de forma organizada para poder acessar facilmente depois.

Além de aumentar substancialmente a minha produtividade, há outros benefícios dese organizar as informações:

  • Redução da ansiedade, que se dá à medida que você sempre sabe o que fazer e não se perde em meio a tantas atividades do dia a dia;
  • Combate a insônia, uma vez que ao se deitar para dormir, você não precisará se preocupar em lembrar de nada para o dia seguinte, porque sabe que terá na palma da mão toda e qualquer informação que precisar.

E se você acha que eu sou um escravo da minha agenda, na verdade é o contrário, essa organização me dá tempo para fazer muito mais coisas. Cuidado para se não se tornar escravo dos seus compromissos e tarefas por falta de organização.

Forte abraço e sucesso!

Hugo Liguori – hugo.liguori@sunhc.com.br

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